L’Extrait Kbis ou l’extrait K ?

L’Extrait Kbis ou l’extrait K ?

Vous avez sans doute déjà entendu parler de l’extrait Kbis comme de l’extrait K, mais vous ne savez pas trop ce qui différencie les deux termes. En fait, il s’agit de deux documents essentiels à toute entreprise en France. Dans le cadre de la création d’une entreprise, l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés est l’une des plus importantes. C’est seulement suite à cette immatriculation qu’une entreprise peut obtenir son extrait Kbis ou son extrait K. Mais de quoi parle-t-on exactement ?

Le Kbis expliqué

Ce qu’on appelle Kbis ou extrait Kbis est un document de la plus haute importance pour toutes les entreprises. L’entreprise peut en faire la demande uniquement après avoir effectué son immatriculation auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. Donc, l’immatriculation d’une entreprise se fait au Registre du Commerce et des Sociétés, mais la délivrance de son Kbis est du ressort du greffe du tribunal de commerce auquel il est rattaché. On peut qualifier l’extrait Kbis de sésame, tant il est précieux. C’est la carte d’identité d’une entreprise, celle qui prouve son existence juridique. Une carte d’identité est utile dans beaucoup de domaines, aussi bien pour les citoyens d’un pays que pour les entreprises. Le rôle de ce document est multiple et pour dire les choses clairement, une entreprise ne peut espérer évoluer ou se développer sans avoir en main un Kbis.

En effet, dans de très nombreuses situations, le Kbis est exigé, par exemple pour conclure un contrat. La plupart des entreprises, des partenaires financiers et des bailleurs, pour ne pas dire tous, réclament la présentation d’un Kbis pour entrer en relation d’affaires avec une entreprise donnée. Autre cas de figure nécessitant l’extrait Kbis, c’est pour répondre à un appel d’offres, que ce soit public ou privé. Personne ne peut prendre au sérieux, ni envisager de conclure une affaire avec une entreprise incapable de produire un Kbis.

L’importance du Kbis

Pour différentes raisons qui sont dans l’intérêt d’une entreprise, le Kbis est primordial. En fait, pour la constitution de n’importe quel dossier administratif, un Kbis doit être inclus. Il est tout bonnement impossible de présenter un dossier sans Kbis, même si les autres dossiers sont très complets et à jour. Si une entreprise souhaite louer un local pour en faire des bureaux ou pour usage commercial, elle doit obligatoirement fournir un Kbis, faute de quoi, aucune agence immobilière ne collaborera avec elle. Pour tout contrat commercial également, le Kbis est tout aussi important. Il existe en effet d’autres motifs pour lesquels un Kbis est un document incontournable.

Une fois ce document en main, il faut le garder précieusement. Est-ce à dire qu’il est valable à n’importe quel moment ? Théoriquement oui, car il n’est spécifié nulle part qu’un extrait Kbis à telle ou telle durée de validité. Cependant, il est implicitement admis qu’un Kbis est recevable s’il a moins de 3 mois, ce qui veut dire qu’il faut en demander un nouveau passé ce délai. Le Kbis n’est pas non plus valable s’il ne comporte pas les nouvelles informations concernant une entreprise. Toute éventuelle modification relative à une entreprise doit être signalée pour un extrait Kbis réellement à jour. Par exemple, un déménagement, donc un changement d’adresse du siège social, entraîne la modification du contenu d’un Kbis. Une orientation différente des activités d’une société ou le changement de sa dénomination sociale ou son logo entraine nécessairement une modification des renseignements sur le Kbis.

Le contenu d’un extrait Kbis

Pour qu’un Kbis contienne toutes les informations actualisées d’une entreprise, il faut que celle-ci en fasse part au Registre du Commerce et des Sociétés. Ainsi, toute personne et toute entreprise souhaitant mieux connaître une société saura ce qu’il en est au moment où il reçoit le Kbis.

Mais que doit contenir un extrait Kbis ?

En premier lieu, le greffe d’immatriculation d’une société au RCS.

En deuxième lieu, son numéro d’identification ou SIREN, à 9 chiffres, attribué lors de la création de l’entreprise.

Puis, y est également mentionné le code NAF pour Nomenclature d’Activités françaises, qui caractérise les activités de l’entreprise.

Ensuite, le Kbis précise la raison sociale, le sigle et la forme juridique de l’entreprise, c’est-à-dire, si celle-ci est une SA, une SAS, une SARL, une EURL, etc.

L’extrait Kbis énonce aussi le montant du capital social de l’entreprise et même la devise utilisée dans le cadre des transactions financières. Évidemment, le Kbis contient l’adresse du siège social et celle des établissements secondaires, ainsi que la date légale du début des activités, les détails concernant ces activités et la durée de l’existence de la société (99 ans au maximum).

D’autres informations encore sont données dans le Kbis, notamment le nom et le prénom de chaque dirigeant, leurs dates et lieux de naissance et leurs adresses respectives.

Enfin, les fonctions de chacun d’entre eux sont précisées telles qu’ont été rapportées au Registre du Commerce et des Sociétés.

Le Kbis pour auto-entrepreneur

Le Kbis pour auto-entrepreneur est-il différent du Kbis classique ? Si oui, dans quels aspects ?

Si pour une entreprise lambda, il est question d’extrait Kbis, pour une auto-entreprise on parle d’extrait K. Tout comme l’extrait Kbis, qui est à la disposition de tous ceux qui veulent connaître une entreprise, l’extrait K peut aussi être obtenu par quiconque le souhaite.

Un auto-entrepreneur reçoit un extrait K dès qu’il s’inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés. Il est prévu que tout auto-entrepreneur est dans l’obligation de s’immatriculer avant de débuter ses activités pour être en règle avec la loi. Cela est valable même pour un auto-entrepreneur salarié. Cette réglementation sur l’immatriculation des auto-entreprises est d’ailleurs toute récente et les auto-entrepreneurs s’en réjouissent. Pourquoi cela ? Parce que l’immatriculation au RCS signifie extrait K et un extrait K peut ouvrir bien des portes et assurer un bel avenir à un auto-entrepreneur. De nouvelles opportunités s’offrent aux entrepreneurs depuis qu’ils peuvent avoir leur extrait K, par exemple la possibilité de soumettre leur candidature à des appels d’offres publics ou privés, celle de conclure des contrats aux enjeux de grande valeur, celle de faire la location d’un bien immobilier, etc.

Au coeur du Kbis spécial auto-entrepreneur

Le Kbis auto-entrepreneur ou tout simplement l’extrait K est exclusivement réservé aux auto-entrepreneurs. Il ne peut pas être délivré à ceux qui sont dans les professions libérales ni aux artisans qui eux, sont soumis à d’autres réglementations spécifiques. L’extrait K contient de nombreuses informations relatives à une auto-entreprise. Les voici : la raison et la dénomination sociale de l’auto-entreprise, son capital social, sa forme juridique, l’adresse de son siège social, son enseigne, la durée prévue de ses activités, la date de sa création, son code APE et son code NAF, son numéro SIRET, son numéro SIREN. L’extrait K mentionne également l’identité de l’auto-entrepreneur, c’est-à-dire son nom, son prénom, la date et la commune de naissance, sa nationalité et son adresse exacte. Si l’auto-entreprise possède son propre site Web, celui-ci doit être inscrit dans l’extrait K. Bien que l’on puisse considérer certaines de ces informations comme confidentielles, une fois qu’elles sont enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés, elles deviennent publiques. Publiques dans le sens où quiconque souhaitant y accéder peut le faire, moyennant les frais habituels et les frais de dossiers. En général, le coût pour obtenir un extrait K est de 4 euros environ. Il n’y a pas de différence de tarif, que ce soit l’auto-entrepreneur qui en fait la demande ou une tierce personne. C’est exactement le même prix pour toute demande d’extrait K, pour n’importe qui.

Comment obtenir un Kbis ?

Tout auto-entrepreneur reçoit son premier extrait K peu après qu’il ait fini son immatriculation au RCS. Ce K n’est pas payant, il est envoyé gratuitement par voie postale, à l’adresse professionnelle de l’auto-entrepreneur. Il le recevra à peu près 3 jours après son immatriculation et il doit le préserver avec soin, pour tout besoin ultérieur. Toutefois, il doit se rappeler que ce document n’est valable que 3 mois, ce qui l’oblige donc à en demander un nouveau de temps à autre. De plus, des changements peuvent survenir dans la vie de son auto-entreprise. Il doit les signaler au Registre du Commerce et des Sociétés afin que ceux-ci soient apportés au nouvel extrait K. Toute modification au niveau des statuts exige une telle démarche auprès du RCS.

Que ce soit pour l’obtention d’un extrait K ou pour informer des changements, un auto-entrepreneur peut se rendre directement sur place. Pour gagner du temps et pour plus de praticité, il peut également le faire en ligne. Le fait est que pour décrocher un rendez-vous avec le greffier du tribunal de commerce, il faut parfois attendre longtemps. Or, en ligne, sur ce site, tout est plus facile, plus simple aussi. C’est exactement la même chose pour l’extrait Kbis des entreprises traditionnelles. Pour avoir un extrait K à jour en permanence, un auto-entrepreneur peut opter pour un envoi périodique, systématique. C’est autrement plus intéressant que de faire une demande tous les trois mois, car l’envoi périodique coûte moins de 30 euros par an.

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